След първата статия по темата за ефективна работа в компанията е време да направим едно обобщение на резултатите от онлайн анкетата. От една страна се радвам, че имаше достатъчно голяма публика, която да даде своя глас, а от друга резултатите, поне за мен не ми се струват толкова “ефективни” за ежедневната ни работа. Разбира се бих оценила и други мнения по темата. :)

Това, което ме кара да мисля, че все още голяма част от компаниите не са намерили правилните инструменти за ефективна съвместна работа са процента на отговорите: “В компанията използваме е-мейла за: С отговорите: Размяна на файлове; Съвместна работа с колегите; Управление на проекти и разпределяне на задачи.”
За мен тук трябва да се отчете и конкретното значение на думата “съвместна работа”, т.е. какво разбираме под понятието “collaboration”. Но за това в някой друг пост.

Нека да поговорим за значението на е-мейла при размяната на файлове. Последното води след себе си няколко последствия: пълна и объркана пощенска кутия, трудност при откриване на нужния файл, объркване при последните версии на документа и пр. А особено ако се работи в екип, … нещата стават неконтролируеми. Тук идва и третият споменат отговор за управлението на проекти. Всеки участник трудно ще намери нужната му информация, а и как ще я следи в реално време? Да вземем случая ако колегата работи по същия документ и аз не знам за това… какъв ще е резултатът… объркани текст и версии и неконтролируем процес. Няма да продължавам… , защото целта на статията е да намерим (е, ако сме го намерили, да го използваме по предназначение) правилния начин за продуктивна работа както индивидуална, така и екипна. Няма да се разпростирам, че това се отразява върху всичките бизнес процеси в компанията, водейки до доста положителни резултати.

Възможните решения? Разбира се те са много, стига да знаем кое е най-подходящото за нас. Можем да започнем с отделни решения, които решават отделни наши бизнес нужди. Но е добре да пресметнем факта, че колкото повече програми имаме, толкова повече стават объркванията.

В конкретния случай е добре да намерим програма, която да улеснява всички горе споменати дейности: размяна на файлове, съвместна работа с колегите и управление на проекти и разпределяне на задачи. Бизнес решението, което би решило произхождащите проблеми в този случай е програма за работа в екипи. Решение, което позволява да достъпваме и работим с хора, информация и материали по проекти. Така ще можем да организираме и споделяме ежедневни бизнес файлове. Комуникацията и дискусиите ще бъдат максимално улеснени. А координирането на срещи, събития и задачи ще е детска работа.

Една такава програма би ни позволила, например, вместо прикачени файлове да изпращаме линк към библиотека или т.нар. „team space”. От близо да следим изпълнението на проекти, защото както ние получаваме нужната информация навреме, така и тези, които изпълняват задачите,  намират нужните материали, а и имат възможност да комуникират помежду си на много по-високо ниво (не е-мейл)!

А какво би станало ако цялата тази система бъде обвързана с корпоративната платформа за съвместна работа и онлайн комуникация? Простият отговор е едно място, една платформа за съвместна работа. А какво ни дава това?

IBS Lotus Services