Ще започна с един цитат (за съжаление не си спомям на кого е): „But email was so effective that we started to use it for everything. It became a filing cabinet, a task list, and a project manager. But email was not originally designed to do all of these things, and our Inboxes became larger and larger, and more and more cluttered. And this was bad.“

Всъщност, за да се установи дали един служител работи ефективно влияние оказват много фактори: корпоративната култура, софтуерът, който се използва, навиците и нагласата на служителите.

Тук идва мястото да споменем двете ери: Информационна и Комуникационна. Да, първата сме я достигнали. Доказва го фактът, че доста често за комуникация използваме е-мейла. Резултатът: “Електронната поща често може да губи от времето, както на изпращача, така и на адресантите. Изпращайки съобщение, често сме разочаровани от неговия отговор. Адресантът или не е разбрал за какво става дума, или е отговорил на неправилния въпрос, или дори не е разбрал с кого си комуникира.” В Информационната ера е-мейлът бива превърнат в главното комуникационно средство – за изпращане на информация, за съвместна работа, за управление на проекти, за изпращане на документи и прочее. Но това правилно ли е? И до къде би ни довело? Ще работим ли ефективно ако губим време в откриване на критична за бизнеса информация?

Тук идва мястото на Комуникационната ера. Комуникация според случая и мястото. Комуникация, която освобождава служителя от оковите на традиционния е-мейл, телефон и офис приложения.

Ето два примера за това какво как неизползването на Комуникационната ера ограничава служителя, а от там и компанията:
“Първи пример: Служител се натъква на проблем! Използва електронната поща, за да се обърне към друг служител. Вторият служител прави кратко проучване и връща решение, като отговор. „Проблем-Решение” е най-важния елемент на Знанието в организацията. А в конкретния случай, макар да са използвани ресурсите на компанията Знанието е достъпно само до участвалите в итерацията. Ако друг колега се натъкне на подобен или същия проблем шансът му да се възползва от вече познатото решение клони към нула, което води до ново разхищение на ресурсите на компанията за повторно решение на проблема.”

“Втори пример: Двама служители работят върху съвместен проект – доклад. В процеса на работа те обменят данни, източници на информация и мисли, които отново остават достъпни единствено за тях въпреки, че за процеса се използват корпоративни ресурси. Дори след като докладът е готов и бива представен по конкретния проект той рядко бива индексиран и наличен за ползване от другите служители на компанията.”

Решенията, които биха ни помогнали в този случай да избегнем всички тези проблеми са: онлайн комуникациите в реално време, решенията, които обединяват разнородните и разпръснати телефонни централи, мобилността, платформите за съвместна работа, решенията за създаване на динамични социални мрежи за бизнеса и тези специализирани в управлението на документи.

Ресурс

IBS Lotus Services